Muotoilu on aina yhteiskunnallista toimintaa, niin kauan kuin sen tavoitteena on tuottaa ratkaisuja erilaisiin haasteisiin tai tarpeisiin, joita yhteiskunnan toimijoilla on. Suunnittelu ja muotoilu on tietoista yrittämistä ratkaista suunnitteluongelma käyttämällä erilaisia suunnittelumetodeja ja suunnittelutietoa.
Suunnittelussa ja muotoilussa yhdistyy sekä taiteellinen että tekninen osaaminen, jotka nähdään nykyisin yhtenä kognitiivisesti vaativimmista asiantuntijuuden muodoista. Suunnitteluprosessin kulku on ennalta määrittelemätön; samoistakin lähtöarvoista voidaan päätyä hyvin erilaisiin ratkaisuihin. Suunnitteluprosessin aikana suunnittelijan on itse strukturoitava ja määriteltävä suunnitteluongelma ja tarkennettava suunnittelualueeseen ja tehtävänantoon liittyvää informaatiota; toimeksiantajan tarkentamattomia ja epämääräisiä toiveita ja vaatimuksia. Suunnitteluprosessin oleellisena osana on luovien, innovatiivisten ratkaisujen tuottaminen sekä niiden kriittinen arviointi suhteessa suunnittelutehtävään.
Tuotesuunnittelulla ja muotoilulla on yhä tärkeämpi merkitys kehittyneessä tietoon perustuvassa yhteiskunnassa. Olemme siirtymässä perinteisestä teollisuustuotannosta uuteen talouteen, jota luonnehtii tuotteiden joukkomittainen räätälöinti asiakkaiden tarpeisiin sopivaksi ja uusien tuotteiden luominen tuottajien ja asiakkaiden yhteistoiminnan välityksellä (engl. co-configuration, Victor, & Boynton, 1998). Tuotesuunnittelulla ja muotoilulla tulee olemaan tällaisessa ympäristössä yhä keskeisempi merkitys. Nykyisessä verkostoituvassa taloudessa tiimityöskentelyllä on yhä tärkeämpi merkitys.
Modernissa muotoilussa ei enää voida nojautua ainoastaan yksittäisiin lahjakkaisiin yksilöihin, vaan nykyiset avoimet ja kompleksiset suunnitteluongelmat vaativat suunnittelutiimien ja yhteisöjen moninaista osaamista. Globaalissa taloudessa on enää vain harvoin mahdollista koota alan huippusuunnittelijoita samaan tilaan, ja huomattava osa suunnittelusta tapahtuu virtuaalisten tiimien työnä.
Suunnittelijat joutuvatkin kohtaamaan laajempia eri alueiden asiantuntijuutta vaativia aitoja ja yhteiskunnallisesti tärkeitä ongelmia. Suunnitteluongelmat eivät enää ole etukäteen annettuja, määriteltyjä ongelmia, johon lähdetään etsimään sopivaa ja parasta mahdollista ratkaisua. Ongelmilla on suurempi sosiaalinen ja yhteiskunnallinen tilaus, ja suunnittelijan on kyettävä rakentamaan ”ongelmallisten tilanteiden kuvauksista” itse ongelma. Nykypäivän ongelmat kostuvat hyvin erilaisista näkökulmista ja hyvin sekalaisesta ja arvovalinnoiltaan ristiriitaisistakin aineistoista. Suunnittelija ei ole pelkästään ongelmanratkaisija vaan keskeisempää on ongelman löytäminen, asettaminen ja rajaus.
Yhteiskunnallisten ja aitojen ongelmien ratkaisemiseen tarvitaan yleensä joukko eri alojen asiantuntijoita ja heidän asiantuntemustaan. Yhteisöllisellä ja hajautuneeseen asiantuntijuuteen perustuvalla suunnittelulla tulee olemaan yhä keskeisempi merkitys nykypäivän suunnittelussa.
Suunnitteluongelmilla on oma erityinen luonne, joka erottaa ne selkeästi omaksi luokakseen ihmisen yleensä kohtaamista ongelmista (Goel, 1995). Schön (1983) korostaa, että epävarmuus, suunnittelutehtävien ainutlaatuisuus ja suunnitteluun sisältyvät ristiriidat ovat tekijöitä, jotka ovat tyypillisiä monimutkaisille ongelmille – erityisesti suunnitteluongelmille. Ongelmanratkaisun kannalta onkin tärkeää tunnistaa, mikä suunnitteluhaasteen kannalta toiminnan tai tuotteen nykytila ja minkälainen tulisi ihannetilan olla. Usein vaikea ongelma tarkoittaa tilannetta, jossa nykytila ja tavoitetila eivät ole riittävän hyvin selvillä (Newell & Simon, 1972). Suunnittelutehtävät ovat avoimia, monimutkaisia ja suunnittelun aikana on sovitettava monia suunnittelun ratkaisuun vaikuttavia ristiriitaisiakin tekijöitä.
Suunnittelija kohtaa työssään hyvin erilaisia ongelmia. Yhteiskunnalliset suunnitteluongelmat ovat kuitenkin luonteeltaan monimutkaisia (engl. ”wicked problems”): ongelmaa voi usein olla vaikeaa määrittää selkeästi, eikä toivetila ole yksiselitteinen. Tällöin ratkaisuja on useita ja niiden keskinäinen hyvyys riippuu mitä suuremmassa määrin arvioijasta (Rittel & Weber, 1984). Ongelmat, jotka vaativat ongelman jäsentämistä ja jossa ratkaisut syntyvät vaiheittain määrittelemällä suunnitteluun liittyviä ulkoisia ja sisäisiä rajoitteita sekä sisältävät paljon alaan liittyvää erityistietoa, kutsutaan monimutkaisiksi ongelmiksi. Ongelmat, joita suunnittelija omassa työssään kohtaa, ovat hyvin usein juuri monimutkaisia ja avoimesti määriteltyjä ongelmia, joihin ei ole löydettävissä yhtä oikeaa ratkaisua. Suunnitteluongelmat jaetaan siten usein hyvin määritellyiksi (well-defined) suunnitteluongelmiksi sekä avoimesti määritellyiksi suunnitteluongelmiksi (ill-defined design problem). Suunnittelutehtävät ovat yleensä avoimesti määriteltyjä ongelmia, joiden ratkaisemiseksi tarvitaan alan erityisasiantuntijatietoa ja suunnittelijalla on vapaus jopa muokata annettua suunnittelutehtävää. Suunnittelutehtävän luonteeseen vaikuttaa se tehtäväympäristö (task environment), jossa määritellään tulevan tuotteen suunnittelun lähtökohdat.
Suunnittelun keskeisempinä vaiheena on suunnittelualueen jäsentäminen ja suunnittelijan tehtävän annossa määritellyn kontekstin (tehtäväympäristön) rajaaminen ja suunnittelukohteen määrittäminen. Suunnittelutehtävän hahmottamisessa on tärkeää suunnitteluun sisältyvien suunnittelurajoitteiden (design constraints) ymmärtäminen (Lawson, 1990; Seitamaa-hakkarainen, 2000). Suunnittelu edellyttää erilaisen suunnitteluelementtien ja suunnittelun rajoitteiden huomioimista ja yhteensovittamista.
Tehtäväympäristön muodostaa itse suunnittelutehtävä (mitä suunnitellaan) ja suunnittelukonteksti (kenelle ja mihin tarkoitukseen). Suunnittelutehtävät ja suunnittelukonteksti sisältävät tietoa niistä ulkoisista ehdoista, jotka väljästi vastaavat kysymyksiin: kenelle, mitä, mihin, millaisin resurssein suunnitteluongelmaan pyritään vastamaan. Suunnittelukontekstin ja -tehtävän määritteleminen, jäsentäminen ja tarkentaminen ovat keskeisiä vaiheita suunnittelussa, ja nämä vaiheet toistuvat useaan kertaan suunnitteluprosessin edetessä.
Suunnittelutehtävään sisältyvät suunnittelun rajoitteet (design constraints) voidaan jakaa kahteen luokkaan: